Jouw privacy bij Volta Vista

Jij: je persoonlijke antwoorden, keuzes en samenvattingen worden privé online bewaard. Geheugensteuntjes voeg je zelf toe. Op het gedeelde teamscherm verzamelen we geen persoonlijke antwoorden.

Je organisatie: bevoegde beheerders zien je naam, volledige e-mailadres en afrondingsstatus per kaart. Een ontbrekende naam wordt vervangen door je e-mailadres. Ze zien geen ingevulde antwoorden of persoonlijke samenvattingen. Alleen aanwezigheid bij een teamles rondt geen persoonlijke kaart af.

Bij teamactiviteiten: alleen de bevoegde begeleider ziet aanwezigheid en afzonderlijke reacties met naam. Een hoofdbeheerder kan begeleiden als die ook als teamleider van dat team is aangewezen. Een voorstel wordt pas definitief na een expliciet besluit; niet reageren is geen instemming. Na afronding of een bevestigde terugblik kunnen betrokken medewerkers een accountmelding krijgen.

Een beheerrol geeft geen algemene toegang tot privégesprekken, feedback of aanwezigheidslijsten. Bevoegd technisch beheer kan toegang tot de opslag hebben. Teamreacties en aanwezigheid gaan niet automatisch naar AI.

Privé sparren: alleen op jouw verzoek verwerkt OpenAI je bericht en een begrensd deel van je eigen gesprek om te antwoorden. Het gesprek blijft privé in je account. De methodekennis bevat kaart- en moduleteksten, geen antwoorden of gesprekken van andere gebruikers. AI kan zich vergissen en neemt geen ingrijpende besluiten over personen.

AI-hulp in het waardenkompas: na jouw keuze ontvangt OpenAI alleen je bevestigde kernwaarden, focuswaarde en wat je in die uitwisseling typt. Deze uitwisseling blijft bij je privé opgeslagen module; ze wordt geen losse chat en gaat niet naar je team.

Een teamervaring voorstellen: op jouw verzoek leest AI geselecteerde eigen praktijkantwoorden en terugblikken, ook uit het waardenkompas. Je bekijkt en bewerkt het voorstel vóór je deelt. Volledige privéchats, privéantwoorden en fictieve oefenscenario’s worden niet automatisch teambronnen.

OpenAI helpt algemene thema’s herkennen in bewust gedeelde bijdragen. Een medewerker telt één keer: bij drie of vier verschillende medewerkers kan een mogelijk aandachtspunt verschijnen; vanaf vijf een terugkerend teamthema. Teamleiders zien hun eigen teambeeld; bevoegde bedrijfsbeheerders dat van hun bedrijfsteams. Zij krijgen geen bronantwoorden of lijst met melders. Een inzicht is geen bewijs of volledige teammeting. De context kan iemand herkenbaar maken.

Vertrouwelijke signalen gaan apart naar een aangewezen ontvanger die je vooraf ziet. Je controleert de boodschap. Kies je over welk teamlid het gaat, dan wordt die persoon als ontvanger uitgesloten. Zonder geschikte andere ontvanger volgt geen automatische interne deling. Meldersnamen worden afgeschermd, maar herkenbaarheid door tekst of omstandigheden blijft mogelijk.

Een voorstel of analyse vraagt een bewuste actie. Er wordt niet automatisch een professional ingeschakeld. Zie ‘Bewaren en wissen’ voor de termijnen en intrekken.

Je kiest je team en de ontvanger, bijvoorbeeld een teamleider of ingesteld aanspreekpunt. Naam en functie staan vooraf in beeld. Alleen die ontvanger krijgt de feedback, zonder automatische kopie of privéantwoorden. Met naam delen en een gesprek aanvragen zijn aparte keuzes. Niets delen slaat geen feedback of weigering op.

Met naam: de ontvanger ziet je naam, team, kaart, onderwerp, bericht en eventueel gespreksverzoek. Een opvolger krijgt niet automatisch eerdere feedback.

Zonder naam: de tekst bevat geen accountkoppeling, team, kaartnummer of individueel inzendtijdstip. De ontvanger ziet de weekbundel vanaf de eerstvolgende maandag om 08.30 uur Nederlandse tijd, ook bij één reactie. Dit is niet voor dringende vragen. Tekst kan toch herkenbaar zijn; volledige anonimiteit wordt niet gegarandeerd.

Naamloze feedback kun je na verzending niet via je account intrekken. Een aparte deelnamecontrole zonder feedbacktekst voorkomt dubbele inzendingen. De schrijfhulp verstuurt geen tekst naar een externe AI-dienst. Feedback blijft zolang nodig voor het leertraject; verwijdering van de organisatie verwijdert deze ook.

Persoonlijke gesprekken zijn toegankelijk voor de twee deelnemers. Groepsgesprekken voor de gekozen deelnemers; je ziet de ontvangers vóór verzending. Namen, berichten, onderwerp, tijdstippen en leesstatus worden bewaard. Nieuwe medewerkers krijgen niet vanzelf toegang tot oude groepsgesprekken. Een beheerrol geeft geen extra inzage.

Bij je teamleider of aangewezen aanspreekpunt kun je je naam verbergen. De ontvanger ziet ‘Anonieme medewerker’; het gesprek blijft aan je account gekoppeld. Tekst kan je herkenbaar maken. Met collega’s spreek je met naam, of je volledige e-mailadres als je naam ontbreekt.

Persoonlijke gesprekken hebben nog geen automatische bewaartermijn. Afsluiten stopt nieuwe berichten, maar wist niets. Bij vertrek verlies je toegang; de andere deelnemer kan eerdere berichten blijven lezen. Een nieuw lidmaatschap erft geen oude gesprekken. Verwijdering van een deelnemersaccount of de organisatie verwijdert het persoonlijke gesprek.

Ongelezen persoonlijke chatberichten kunnen een gebundelde e-mailmelding via Brevo geven: alleen vaste tekst en een link, zonder berichtinhoud, onderwerp of afzendernaam. Voor groepsberichten sturen we nog geen e-mail. Beide soorten gesprekken worden niet automatisch AI-teambronnen.

Bij een hulpaanvraag vanuit AI maakt OpenAI een samenvatting van een vaste gespreksmomentopname. Je kunt berichten weglaten of aanpassen en de samenvatting bewerken. Pas na jouw toestemming krijgt de gekozen professional deze informatie en de bijbehorende berichten. Een eigen aanvraag schrijven kan ook.

Daarna gaat dit gesprek verder met de professional, zonder AI-antwoorden. Nieuwe privé-AI-gesprekken en oefenantwoorden zijn niet toegankelijk voor de professional. Een teamleider ziet alleen de afspraak na jouw aparte toestemming. Platformbeheer ziet planning en tijdregistratie, geen intake of privévervolgplan.

Daily verwerkt je afgesproken zichtbare naam, technische deelnemergegevens en audio en video voor het besloten gesprek. We zetten geen opnames of transcripties aan. Toegang loopt van een kwartier vóór tot dertig minuten na het geplande einde. Deelnamegegevens ondersteunen voorlopige tijdregistratie, geen ongecontroleerde factuurtijd.

Je eigen vervolgstap blijft privé. Voor verwijdering van een gesprek of hulpaanvraag mail je ons. Een eerder gedeelde momentopname verdwijnt niet vanzelf wanneer het oorspronkelijke AI-gesprek wordt verwijderd; we beoordelen welke onderdelen je verzoek betreft. Bij verlies van bedrijfsrechten vervalt oude intake- en afspraaktoegang. Vorm, eventuele kosten en mediationafspraken stem je vooraf af.

We bewaren oefeningen en voorkeuren zolang dat nodig is voor de dienstverlening, totdat ze worden verwijderd of je account wordt verwijderd. Voor AI-teamanalyses gebruiken we bijdragen uit de laatste dertig dagen. Een rapport blijft maximaal zeven dagen beschikbaar, korter als een bron vervalt.

Een gedeelde teamervaring kun je zelf intrekken. Dat wist je bijdrage en maakt het bijbehorende rapport ongeldig. Je vindt bijdragen bij de opdracht of het gesprek en via Mijn gegevens → Mijn gedeelde bijdragen.

Eigen oefenantwoorden kun je per onderdeel wissen. Voor verwijdering van chat, feedback of overige gegevens mail je naar info@voltavista.nl en vermeld je welke gegevens je bedoelt. We beoordelen je verzoek, kunnen je identiteit veilig laten bevestigen en leggen uit wat wordt verwijderd of waarom gegevens nog nodig zijn. Een e-mail verwijdert niet automatisch gegevens.

Mijn gegevens biedt een overzicht. Vanuit Mijn gegevens en Begeleiding is er geen algemene wisknop voor feedback en gesprekken. Het wissen van eigen oefenantwoorden verwijdert geen persoonlijke gesprekken, groepsberichten of gedeelde feedback.

Naamloze weekfeedback is niet via je account terug te zoeken of in te trekken. Bij vertrek vervalt toegang, maar verdwijnen privéantwoorden en eerder gedeelde feedback niet automatisch. Voor een verzoek over herkenbare tekst kun je ons mailen. Technische beveiligings- en herstelregistraties kunnen nodig blijven; zelf gedownloade bestanden verwijder je zelf.

Het contactformulier gebruikt je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht; organisatie en telefoon zijn optioneel. We beantwoorden je vraag en onderhouden passend vervolgcontact, ter voorbereiding van een overeenkomst en vanuit ons belang vragen zorgvuldig af te handelen. Contactberichten bewaren we maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Relevante correspondentie bij een overeenkomst kan langer nodig zijn, ook voor wettelijke administratie.

We gebruiken gespecialiseerde dienstverleners: Cloudflare voor hosting en opslag, Clerk voor accounts, OpenAI voor gevraagde AI-hulp, Daily voor video, Brevo voor e-mailbezorging en een zakelijke mailboxdienst. Zij verwerken gegevens voor dienstverlening, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Sommige partijen of subverwerkers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; daarvoor zijn passende doorgiftewaarborgen nodig. Technische of veiligheidsgegevens bij een AI-dienst zijn niet uitgesloten.

Noodzakelijke cookies beveiligen je sessie. Tijdelijke werkkopieën vervallen bij sluiten, vernieuwen of accountwisseling; wacht op de online opslagbevestiging. We gebruiken geen advertentiepixels, marketingcookies of bezoekersprofilering en verkopen je gegevens niet. Beveiligingsregistraties van het contactformulier worden na zeven dagen niet meer gebruikt en bij een volgende geldige inzending opgeruimd.

Volta Vista, Frontstraat 1L, 5405 AK Uden, KvK 60238372, is verantwoordelijk voor de beschreven verwerking.

Voor een gegevenskopie, inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar mail je naar info@voltavista.nl. We kunnen je identiteit veilig laten bevestigen. Voor vragen over een herkenbare tekst of eerdere verwijdering van gesprekken kun je daar ook terecht.

Niet tevreden over onze afhandeling? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij wezenlijke wijzigingen werken we deze verklaring en de datum bovenaan bij.